Software Asset Management in der Energie-Wirtschaft

Januar 30, 2018 / Business Solutions December 12, 2018


Die Herausforderung

Bei uns beginnt SW-Asset mit einer Bestellung im internen SW-Online-Shop und endet mit dem automatischen Deployment und der SW-Pflege auf dem Endgerät des Benutzers. Dazwischen passiert ziemlich viel – in ziemlich vielen verschiedenen Systemen. Alle bisherigen Anläufe sind an der schnellen Veränderung unserer Unternehmens- und Prozess-Landschaft gescheitert.

Dieter Bürgel, Abteilungsleiter Software & Services RWE AG

Der Nutzen

Endbenutzer erleben heute EINE Anwendung, die für alle Prozesse das gleiche Bedienkonzept aufweist. In jedem Kontext steht ein 360° Rundum-Blick zur Verfügung, der die Navigation in den Daten und Prozessen völlig intuitiv ermöglicht.

Neben der enormen Arbeitsentlastung steht nun eine wesentlich verbesserte Auskunftsfähigkeit mit kurzen Antwortzeiten gegenüber Mitarbeitern, Management und Controlling zur Verfügung.

Die wahre Power liegt aber in der neuen Möglichkeit, nun auch sukzessive alle umliegenden Support-Prozesse mit den Prozessen im Software-Asset-Management zu koppeln und alles Daten geschickt in Beziehung zu setzen.

Das hat schon in der Designphase der Anwendung dazu geführt, dass massive Einsparpotentiale bei den Lizenzen identifiziert werden konnten.

Mit SharePoint, BPA Solutionbuilder und EFEXCON konnten wir eine Herausforderung lösen, bei der bisher alle Ansätze versagt hatten

Dieter Bürgel, Abteilungsleiter Software & Services

Die Technologie

Aufgrund der umfassenden Anforderungen an Datenintegration, Flexibilität, Datenvernetzung und weiterführenden Ideen im Hinblick auf Collaboration und Web-Integration haben wir uns zum Einsatz von MS SharePoint und den xRM Lösungen von BPA Solutions (bpa-solutions.net) entschieden. BPA xRM liefert alle Mechanismen für 360° xRM Anwendungen auf SharePoint.

Im Hintergrund steuern Workflows, technische Mechanismen und gekapselte System-Schnittstellen die nahtlose und systemübergreifende Durchgängigkeit zwischen den Systemen, Prozessen und Fachbereichen (Enduser, Software-Asset-Management, Einkauf, Shop-Betreiber usw.).

Die Anbindung an SAP, an den internen Online-Shop, Konfigurations-Management-Systeme, Software-Paketiersysteme und verschiedene Datenbanken für die Endbenutzer völlig transparent gelöst.

Aus IT–Sicht wird neben der Harmonisierung und Entschlackung der bisherigen IT-Systeme vor allen Dingen auch das Änderungs- und Release-Management wesentlich vereinfacht, da sich neben der Vielfalt der Systeme auch die Anzahl der erforderlichen Ansprechpartner deutlich reduziert hat.

Die Herangehensweise

Aufgrund des Zeitdrucks und der zum Teil unscharfen Anforderungs-Definitionen haben wir uns für eine agile, iterative und Prototypen-getriebene Umsetzung nach dem SAFe-Modell entschieden.

Im agilen Verfahren haben wir in Fachworkshops parallel zur Klärung der Anforderungen Live-Prototypen erstellt, die es den Anwendern ermöglichen, Ihre Anforderungen direkt live am System zu testen und in im Ergebnis zu validieren.

Dieses Vorgehen hat sich insbesondere in frühen Projektphasen mit unreifen oder schwer beschreibbaren Anforderungen mit vielen Varianten bewährt, da Anwender in aller Regel kaum in der Lage sind, ihre fachlichen Anforderungen für eine IT-Umsetzung geeignet detailliert zu beschreiben.

Nach der Erreichung eines ausreichenden Reifgrads in der Systembeschreibung wird der Prototyp konsolidiert und für eine erste Pilot-Einführung verwendet.

Nach erfolgtem Piloten wurde das Verfahren bis zur Produktivsetzung fertiggestellt.

Fazit

Die Lösung ist nun in 4. Generation im Einsatz und wurde konsequent weiterentwickelt. In der Zwischenzeit wurden mehrere Umsysteme abgelöst und auf die SAMT xRM-Plattform migriert, um die noch bestehende Prozess-Landschaft mit angrenzenden Schnittstellen sukzessive zu migrieren.

Die Entscheidung für SharePoint und BPA Solutionsbuilder war auch im Rückblick eine sehr gute Architektur-Entscheidung, die sich als extrem flexibel und sehr effizient bewiesen hat.