SHAREPOINT CRM MIT SAP INTEGRATION

Januar 30, 2018 / Business Solutions / CRM December 12, 2018


Die Herausforderung

Um in kurzer Zeit sichtbare und nutzbare Ergebnisse in einem komplexen Umfeld erzielen zu können, braucht man flexible Software, ein agiles Vorgehensmodell und umfassendes Verständnis der Abläufe in der Automotive-Industrie.

Im konkreten Fall sollten im selben CRM System die völlig unterschiedlichen Organisationen im Produkt- und Projektgeschäft in einem System abgebildet werden, ohne die Organisationen über Mandanten zu trennen.

Da die zentralen Prozesse über SAP abgebildet werden, musste das CRM auch so mit SAP angebunden werden, dass SAP das führende System für Stamm- und Produktdaten bleibt, die CRM Prozesse aber im CRM geführt werden.

Weiterhin sollte das CRM auch andere Systeme, wie z.B. das Projektierungssystem, nahtlos einbinden, um den Datenaustausch zwischen CRM, Prototypen und Kundenprojekten zu ermöglichen.

Der Nutzen

Durch die Integration der umliegenden Systeme und SAP entstand im CRM eine vertriebsorientierte 360° Sicht für jeden Geschäftsbereich. Zentrale Stamm- und Produktdaten aus SAP stehen so auch im CRM zur Verfügung, die individuellen Prozesse, Regeln, CRM spezifische Organisations- und Berechtigungsstrukturen können aber flexibel im CRM gemanaged werden.

Die Technologie

Die Lösung wurde mit SharePoint 2013, dem BPA Solutionbuilder (www.bpa-solutions.net) und Theobald Software als Integrations-Schicht zu SAP umgesetzt. Wo SAP Schnittstellen bereits über SAP PO zur Verfügung standen, wurden diese genutzt.

Als Workflow-Engine wird NINTEX Workflow genutzt, um Workflows grafisch modellieren und dokumentieren zu können.

Die Herangehensweise

Dass die Umsetzung nach agiler Methode umgesetzt werden sollte, war von Beginn an klar. Es war auch klar, dass zu Beginn noch viele fachliche Fragestellungen ungeklärt waren, die im Verlauf des Projekts geklärt werden mussten.

Die Lösungsfindung wurde deshalb weitgehend in Prototypen-Workshops erarbeitet, in denen das bekannte Fachmodell einer Aufgabenstellung mit BPA CRM konfiguriert wurde, um es dann in Workshops zusammen mit Vertretern des Fachbereichs zu verfeinern.

In diesem Modus wurde das grundlegende CRM erstellt und mit SAP angebunden. Dass dabei kein perfektes Daten- und Prozessmodell entsteht war von Beginn an klar – diese Phase diente aber dazu, ein funktionierendes System zu erstellen, das dann in gezielten Verbesserungs-Schleifen in ein wartungsfähiges System gewandelt werden sollte.

Das erfolgreiche Vorgehensmodell hat dabei mehrere Herausforderungen gemeistert:

  • Die wichtigsten Ergebnisse waren zu einer frühen Phase nutzbar – und auch gleichzeitig minimal umgesetzt (MVP-Ansatz = minimum viable product)
  • Fachbereiche konnten anhand der visuellen und nutzbaren Ergebnisse Kritik und Verbesserungsvorschläge anstatt theoretischer Spezifikationen anbringen, die wir im Produktbacklog als Umsetzungsvorschläge gesammelt haben.
  • Aus dem Produktbacklog wurden nur die hoch priorisierten Inhalte in Sprint Backlogs überführtund umgesetzt
  • mit dem ersten Release wurde der größte Druck beseitigt, um in einen geregelten Release-Prozess zu kommen
  • der gewonnene Erkenntnisstand über wirklich benötigten Geschäftsobjekte und -Prozesse war nach dem ersten Release recht stabil
  • Aus Basis dieses minimalen Releases war die Konsolidierung mit dem im Voraus geplante Re-Factoring eine ideale Basis, um nicht funktionale Themen, DevOps- und Wartungsbezogene Optimierungen durchzuführen.

Die Handlungsstränge haben wir wie alle unsere Projekte in Teamwork (teamwork.com) geplant. Dort findet auch die Leistungserfassung und Fortschrittskontrolle statt, so dass Projektbesitzer jederzeit volle Transparenz über den Projektfortschritt haben.

Fazit

Agile Projekte funktionieren auch bei komplexen Projekten, wenn im Voraus Konsolidierungs- und Refactoring-Phasen eingeplant werden.

Das Vorgehensmodell erleichtert insbesondere den Fachbereichen die Festlegung der Bedürfnisse, da es Fachanwendern durch die praktische Arbeit mit visuellen Prototypen leichter fällt, Ihre Anforderungen an ein IT-System zu formulieren.

Der Beratungs- und Umsetzungspartner braucht in diesem Verfahren jedoch umfassendes Branchen- und Prozess-Wissen, um Prototypen „vorausschauend“ so gut vorzubereiten, um dann aus Kritik und Verbesserungsvorschlägen umsetzungsfähige Backlog-Items zu formulieren.

Das Verfahren steht und fällt also mit der Kompetenz der Projektbeteiligten. Bestehen Zweifel empfiehlt es sich, im Vorfeld eine ausreichend umfassende Anforderungs- und Testautomatisierungsphase einzuplanen.