INTERNE BESCHAFFUNG IN DER FORSCHUNG

Januar 30, 2018 / Business Solutions / Greenfield Applications December 12, 2018


Die Herausforderung

In Forschungs- und Labor-Umgebungen beschaffen Forscher Ihre Kleinbedarfe von der Pipette bis zu Kleingeräten selbst.

Wenn das jedoch hunderte von Forschern an diversen Standorten machen, wird es nicht nur teuer – auch die Zuordnung und Zustellung von Wareneingängen wird dann zur unlösbaren Aufgabe.

Um unkomplizierte Beschaffung mit kontrolliertem Einkauf zu kombinieren, musste eine schlanke Lösung gefunden werden.

Der Nutzen

Mit einem zentral koordinierten, aber dennoch leichtgewichtigen und einfach zu bedienenden Beschaffungsprozess wurden mehrere Probleme adressiert:

  • Das Beschaffungsvolumen erlaubte bei zentraler Beschaffung umfassende Konditionenvorteile
  • Die erfolgreiche Verteilung der Warenlieferungen sollte nicht mehr dem Zufall überlassen sein
  • Die Zentralisierung der Beschaffung sollte auch in der Standardisierung von Material sowie der Wartung von Geräten dienen

Die Technologie

Die Lösung wurde .NET-Entwicklung, Magenta-Shop, SharePoint 2010 und Theobald Software zur Anbindung an SAP entworfen. Als Workflow-Engine wurde NINTEX Workflow genutzt.

Die Herangehensweise

Die Grundidee war einfach, wenn man sie einmal hatte: In SharePoint wird für die Fachbereiche ein Shopsystem zur Verfügung gestellt, das jedoch Artikel auf einer etwas höheren Abstraktions-Ebene zur Verfügung stellt.

Der Besteller sieht also generell Materialien oder Geräte in verschiedenen Ausprägungen, hat aber für eine bestimmtes Material (Pipette, Lösungsmittel) oder Gerät keine weiteren Varianten zur Auswahl.

Beschaffungen erlauben jedoch spezifische Anmerkungen des Beschaffers, wenn besondere Eigenschaften berücksichtigt werden müssen.

Interne Bestellungen für gleiche Artikel werden dann vom System in Beschaffungsumfänge für den Einkauf gebündelt. Auf Basis der angebundenen Herstellerkataloge werden dann die besten Konditionen für die gebündelte Beschaffungsmenge vorgeschlagen. Im Einkauf findet dann die konkrete Beschaffung durch die automatische Erzeugung von SAP-BANFen aus Beschaffungsbündeln statt.

Bei Wareneingängen findet nun umgekehrt die Auflösung von Wareneingängen, die zu Beschaffungsbündeln zugeordnet sind, statt und die Besteller werden per E-Mail informiert, dass Ware zu Ihrer Bestellung eingetroffen ist.

Fazit

Wie in vielen anderen Fällen schafft auch in diesem Projekt die Verbindung von SAP und SharePoint eine starke Lösung, die kostengünstig das beste aus beiden Welten verbindet.

In vielen Fällen finden kombinierte Lösungen auch eine viele höhere Benutzerakzeptanz als die erzwungene Nutzung von monolithischen Ansätzen. Neben zum Teil massiven Kosteneinsparungen in der Umsetzung stehen in Integrationsprojekten dann die besten Lösungskonzepte aus allen Welten zur Verfügung.