Intranet Bestellsystem in der Forschung

Azure-Logic-Apps-und-SAP

Massive Einsparungen dank Intranet Bestellsystem

In Forschungseinrichtungen gibt es laufenden Bedarf zur internen Beschaffung von Kleinteilen, Kleingeräten und Verbrauchsmaterialen. Wenn mehrere 100 Wissenschaftlicher Ihre Beschaffung im Self-Service   koordinieren, werden Controlling, Wareneingang und Warenlogistik zu einer teuren Herausforderung.

Monatliche Einkaufsvolumen in 6-7-stelliger Höhe, die komplett am zentralen Einkaufs-Management vorbeigehen, rechtfertigen ein digitales Intranet Bestellsystem und amortisieren die Investitionen schnell.

Ziel: Optimierung und digitale Transformation für Interne Beschaffung

Nicht planbarer Cashflow, ein “Bypass”des SAP Einkaufssystems, fehlenden Empfänger-Details und ungeklärte Liefertermine machten Einkaufs-Optimierung und Wareneingangs-Management zur unlösbaren Aufgabe. Die Optimierung und digitale Transformation für Interne Beschaffung war die Zielsetzung des Projekts.

Lösungsansatz: Interne Bestellungen nach "Amazon"-Vorbild

Damit Forscher und interne Mitarbeiter Bestellungen erfassen, nicht aber selbst ausführen dürfen, haben wir eine internes Beschaffungs-Erlebnis wie in einem “Amazon-Shop” im Intranet etabliert. Für Mitarbeiter ist es dadurch einfach, Ihre Bedarfe “einzukaufen”. 

Im Hintergrund konsolidiert das System Bestellanforderungen und bündelt diese im SAP System in  Bestellanforderungen für den Einkauf. Der Einkauf entscheidet so über die Lieferantenauswahl, konkrete Bestellmengen und Konditionen. 

Im Wareneingang können durch den Einkauf gebündelte Bestellungen wieder zu den einzelnen Intranet-Bestellern zugeordnet werden, so dass auch die Zustellung im Haus zuverlässig gelöst ist. 

Erfolg: Kostensenkung, Transparenz, Akzeptanz

Mit einem zentral koordinierten, aber dennoch leichtgewichtigen und einfach zu bedienenden Intranet Bestellsystem wurden mehrere Probleme adressiert:

  • Das Beschaffungsvolumen erlaubte bei zentraler Beschaffung umfassende Konditionenvorteile
  • Die erfolgreiche Verteilung der Warenlieferungen sollte nicht mehr dem Zufall überlassen sein
  • Die Zentralisierung der Beschaffung sollte auch in der Standardisierung von Material sowie der Wartung von Geräten dienen

Wie in vielen anderen Fällen schafft auch in diesem Projekt die Verbindung von SAP und Microsoft-Technologie eine starke Lösung, die kostengünstig das beste aus beiden Welten verbindet.

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